Esta es una etapa fundamental que precede a la traducción propiamente dicha. Los documentos oficiales se presentan a menudo en formato PDF o de imagen y tienen una presentación compleja y desafiante que requiere un excelente dominio y mucha experiencia con MS Word. La preparación del archivo Word debe optimizarse para la traducción y para la herramienta de traducción, de modo que la traducción sea rápida, perfecta y coherente. Los problemas más comunes de estos documentos son los siguientes: legibilidad comprometida / difícil, texto manuscrito, texto superpuesto, texto mostrado vertical y/o circularmente, sellos y timbres con texto en su interior, presencia de más de un idioma y/o diferentes fuentes, filigranas, tablas problemáticas, archivo protegido contra edición (OCR no funciona).